Le tableur Excel a longtemps été la principale solution informatique de gestion de la maintenance. Mais les progrès technologiques ont permis l’apparition de logiciels spécifiquement dédiés à la GMAO (Gestion de la maintenance assistée par ordinateur), aux fonctionnalités beaucoup plus développées et pas pour autant plus compliquées.

Pourtant, de nombreuses entreprises utilisent toujours Excel ou un autre tableur pour gérer leur maintenance, plutôt qu’une solution spécifique. Pour quelles raisons ? Et font-elles le bon choix ? Voyons ça ensemble !

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Excel VS GMAO !

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🎯 La centralisation des données

L’un des principaux inconvénients d’Excel est le nombre répétitif de saisies des données, il est incroyablement élevé : même en ayant automatisé certains tableaux et formules, cela reste une étape très fastidieuse où le risque d’erreur est fort, d’autant plus lorsque l’on doit traiter de grandes quantités de données.

Un logiciel spécialisé va permettre de centraliser toutes vos informations dans une base de données en temps réel. Oui, j’ai bien dit en temps réel, car si un de vos clients a besoin d’une intervention en urgence, une notification est directement envoyée sur la plateforme afin que les techniciens ayant une disponibilité puissent intervenir au plus vite. Non seulement vous allez gagner un temps précieux mais vous allez surtout réduire à zéro l’oubli et la perte de données.

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🎯 Planification et communications des interventions

Les tableaux Excel sont très bien mais ils sont statiques, c’est le planning de Monsieur tout le monde… Du moment où l’on souhaite enregistrer de nombreuses informations que ça soit des colonnes, des feuilles de calcul, etc… On finira par perdre en lisibilité… Le suivi est approximatif dû aux moyens de communication très restreints avec les équipes terrain…

La mobilité et la réactivité sont aux cœurs des métiers, une GMAO va intégrer un planning dynamique, vous pourrez ajouter et déplacer vos interventions en fonction de vos contraintes. Les équipes sont alors automatiquement informées via leurs mobiles de tout changement de leur emploi du temps. Le bon déroulement de vos opérations est consultable en temps réel, vous pouvez envoyer tous les renseignements que vous désirez par l’application pour faciliter la vie de vos techniciens : notices de matériel, conseils et indications spécifiques, devis et formulaires, etc.

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🎯 Collecter et communiquer les informations

👷🏼‍♂️ Technicien à son responsable

Lorsqu’il est sur chantier le technicien à besoin de faire remonter l’information, que ça soit des photos, bilans, liste d’actions réalisées, signatures clients, mais encore factures, formulaires spécifiques ou le besoin d’établir des devis.

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👨‍💼 Responsable à son client

La relation client est essentielle donc il est impératif de rendre compte des opérations réalisées chez le client. Avec Excel, il est seulement possible de leur envoyer les fichiers par e-mail. Cela représente une masse de travail colossale puisqu’il faut retransmettre tous les fichiers à chaque modification ou chaque ajout de document dans le dossier.

Avec une GMAO, il est possible de créer un compte spécifique à chaque client leur permettant d’avoir accès à toutes les informations que vous voulez leur partager.

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🎯 Historique et traçabilité des documents

Tous les métiers techniques qui utilisent Excel, peu importe le domaine, utilisent des documents papier la plupart du temps, que ça soit des bons d’interventions, des devis, des factures, des cerfas… Même s’il est possible de pouvoir lier ces documents sur son tableau Excel après les avoir scannés via une imprimante, le processus reste long et on n’est encore une fois jamais à l'abri d’un document papier égaré…

L’utilisation d’une GMAO nouvelle génération va en premier lieu éliminer toute la partie papier, ce qui engage une démarche écologique, petite mais écologique quand même 🌳. Dans un deuxième temps l’enregistrement de tous les documents en ligne assurera leur traçabilité et leur sécurité pour une utilisation ultérieure.

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🎯 Tableaux de bord et indicateur de performance

L’anticipation est le maître mot pour n’importe quel dirigeant. Sur Excel, obtenir un rapport global des performances de l’entreprise est un vrai casse-tête chinois… Et si jamais vous arriviez à en mettre un en place, il faudra le mettre à jour de manière récurrente dès que d’autres informations rentreront dans l’équation.

L’avantage d’un tableau de bord d’une GMAO est qu’il contient des indicateurs de performance selon vos priorités, que ça soit le temps moyen passé sur interventions, le suivi des coûts financiers, le pourcentage des différents types d’interventions ou bien le nombre de tâches en retard, il vous permet de rester informé en permanence des résultats de l’entreprise.

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Le vainqueur est… 🥇

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À l’heure actuelle, il est tout à fait possible d’utiliser Excel que ça soit pour créer des plannings, ajouter des équipements ou bien établir des listes de tâches à effectuer, peut-être que vous pourrez même y joindre vos documents, mais Excel n’est pas un outil métier, il n’est pas adapté pour des corps de métier comme celui-ci… Un logiciel doit être utilisé ce pourquoi il a été conçu. Et pour gérer ses opérations de maintenance, c’est la GMAO.

Pourtant, dans la pratique, toutes les entreprises n’utilisent pas encore ces logiciels car certains s’avèrent souvent compliqués, coûteux à mettre en place et à utiliser. Heureusement la GMAO évolue sans cesse, grâce au cloud elle s’adapte entièrement au besoin de l’utilisateur. Plus besoin d’installation sur chaque poste comme à l’ancienne, maintenant un identifiant et un mot de passe et on y a accès où l’on veut et quand on veut.

Pour résumer le match, malheureusement pour Excel, il a été mis hors-jeu dès les premières minutes du combat, la GMAO l’emporte haut la main 🥇

Scankey fait partie de ces GMAO nouvelles générations donc si vous voulez en savoir plus, n’hésitez pas à venir sur notre site : www.scankey.fr

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By Tanguy Le Costaouëc 🐳